仓库说新一批货到了，销售便向买家回复“有现货”，中间可能少问了几件事：型号和数量核对了吗，有没有待查异常，这批货是否已经分给其他订单。货物已经在眼前，也未必全部能够向新买家承诺。
到货要记实，可用数量不能直接照抄
车辆到仓或外箱签收，首先说明一批实物到达。按具体型号、包装单位和实际点收情况记录，才能继续查数量差异。若有人按箱数说到货、有人按单件数量报价，不先统一对象，就可能把整箱里的件数换错，或把同类不同规格当成同一款。
接收检查尚未完成的部分，应有明确待检状态和后续确认人。不能为了避免销售误用就让已到货事实从记录中消失，也不能为了让库存表完整，就默认全部可用。仓库可以说明实物在哪里、已核对多少、还有什么没确认，销售据此安排回复。
发现短少、外包装异常或型号不符时，先把受影响范围找出来。某一箱待查，不一定整批都不可用；整批关键条件未核实，也不能只抽出外观正常的几件就承诺发货。哪些可以释放，应由负责相应检查的人按实际情况确认，不由销售为赶交期自行放行。
这与能生产和有成品现货的区别还隔着一步：即使货已经生产完成并运到仓库，仍要核对接收和分配。不能用生产完成通知替代仓库可用数量，也不能把运输中的货写成已经可提。
已经答应别人的货，别再报一次
检查通过的成品也可能已经分给现有订单。销售查到物理库存后，还要知道其中哪些已占用，不能因为还没出库就当作无人购买。多位销售或多个渠道同时接单时，这种差异尤其容易被一句“仓库还有”掩盖。
预留如何生效、什么时候释放，应有清楚的内部规则，并对应具体订单状态。规则不等于每条询价都永久占货；尚未确认的需求与已批准的订单安排可以分别显示。某笔订单取消或改量后，再由负责人员更新，不靠另一位销售猜测它是否还有效。
向买家回复时，可以把已经确认可供的数量与尚待检查或到仓的数量分开。确认部分先给明确条件，未确认部分说明还缺什么核对，不把预计会有的总数全部报成现货。如果买家需要超过已释放的数量，就继续核实生产或补货安排，而不是先承诺后拆东补西。
Alibaba.com在2026年10月8日的库存管理指南中，分别列出在手、已承诺、可售与采购在途数量，并要求把接收检查与库存更新接起来。它讨论的是日常记录和收货纪律，不意味着换一套软件就能知道真实库存。对外贸团队有用的区分，是货到了哪里与还能够答应给谁。
到货检查完成、订单分配或取消发生变化，都应更新对应记录。遇到差额先查接收、出库和占用的实际动作，别直接改总数让几张表对齐。
参考来源
- Alibaba.com，2026年10月8日：Inventory Management for Small Business: Methods That Work。本文使用其库存状态和接收检查的区分，不采用原文示例数量、周转指标或软件选型阈值作为通用标准。