AI把RFI表格拆好了，不代表公司已经回答了问题

AWS展示多页RFI工作簿自动抽取流程。外贸团队可先结构化问题，但答案、证据、责任人与商业承诺仍需逐项确认后再对外提交。

海外大客户发来的RFI常是一个多页Excel：主问题下面有缩进子问题，不同页签分别问产品、信息安全、合规、交付和财务。AWS在9月10日展示的自动化流程，先读取多页工作簿，再把编号、类别、问题和回应类型整理成结构化数据，并要求验证主子问题、表头和回应类型是否完整保留。

这一步能减少复制粘贴，却还没有回答任何商业问题。结构化文件只是把“客户问了什么”整理清楚；产品是否符合、证书是否有效、交期能否承诺，仍需要对应负责人和证据。若系统在抽取后顺手用历史答案补空，效率提高的同时也可能把过期承诺带进新项目。

先保证问题没有被拆坏

RFI中的子问题往往依赖上级语境。“如回答是，请说明范围”单独拿出来没有意义。抽取结果应保留原页签、行号、父问题、完整问题、回应类型和必填状态。合并单元格、隐藏页签、公式和附件引用也要单独检查，不能只看CSV里有多少行。

建立一小组版式不同的样本，逐项比较原表与输出：是否漏掉问题，顺序是否改变，单选、多选、日期和长文本类型是否保留，父子关系是否正确。供应商系统生成的步骤每次可能略有不同，企业验收的是输出结构，而不是某一次演示画面。

进入答复阶段后，每个问题增加答案状态、证据链接、证据有效期、责任人和批准人。可以复用的公司事实来自受控资料库；涉及价格、客户名称、审计结果、认证范围和未来承诺的内容不得自动继承。没有证据时写“待确认”，而不是让模型生成看似完整的段落。

内部工作表可以转成便于协作的行式数据，但最终回复仍要回填客户要求的模板。题号、附件名称和版本必须能够对应，避免采购方无法判断哪一条回答了哪个问题。若客户更新了工作簿，要先做版本差异，不应整表覆盖后重新开始。

团队还需区分“已起草”“业务确认”“法务确认”和“可提交”。销售看到答案文字存在，不等于可以对外发送。RFI负责人应在提交前检查未决项、相互矛盾答案和引用过期文件，并保存最终提交版本与批准记录。

最适合自动化的是稳定、可验证的结构工作：读取、编号、分类、分派和检查缺项。最不适合被默认为完成的，是需要公司承担责任的答案。把两个阶段分开，AI才能帮助团队更快看清问题，而不是更快制造一份未经批准的承诺书。

可以先从“只读抽取”试运行：系统生成问题清单和责任分派，但不写回客户原表。业务、质量、信息安全和法务各抽查自己负责的题目，确认缺项率与父子关系达到门槛后，再开放受控回填。提交前再把最终工作簿与批准记录做一次对应检查。这样的节奏看似多一步，却能避免把格式自动化误当成授权自动化。